Comment animer une réunion sans que ce soit le bazar ?

Ou quand les profs sont pires que les pires élèves et on les aime quand même.

Sempé

Je ne sais pas pour toi, mais quand tu animes une concertation, ça bavarde, ça regarde son téléphone, ça n’écoute pas. Les enseignants sont terribles. Pire que des élèves. Bon. Y a pire encore. Ce sont les chefs d’établissement ! 

En réunion, ce n’est pas le bazar non plus. Mais ça arrive et ça m’a fait réfléchir. Je me suis tout simplement demandé comment je faisais dans ma classe avec mes élèves. En réunion, on est comme les élèves. On entend quelque chose et ça nous rappelle autre chose. On ne résiste pas à le partager avec les autres. Et ça bavarde.

Et bien, quand tu débutes dans l’enseignement, tu peux commettre six erreurs dans la gestion de classe :

1. Ne pas prévoir un temps d’accueil au cours duquel les élèves peuvent déposer les émotions qui les traversent avant de se lancer.

2. Rester statique devant la classe.

3. Valider ou non les réponses tout le temps sans demander aux autres, sans demander de réfléchir encore.

4. Travailler toujours avec les modalités de travail. Travailler par ex toujours en frontal à l’oral…

5. Ne pas avoir fixé d’objectifs précis ou en fixer trop dans une séance.

6. Mal gérer le timing. Le temps de présentation est trop long…

Et bien ces six erreurs, je les ai commises en classe et aussi pendant les concertations. Et ça m’arrive encore. Donc on ne se met pas la pression. Restons humble et avançons.

Voici mes conseils pour des réunions plus efficaces et moins ennuyeuses.

Ces conseils ne sont valables que dans certaines conditions. La première est la durée de la réunion. Une réunion longue ne s’anime pas de la même façon qu’une réunion courte. Rien de bien surprenant. J’essaie de me dire une réunion c’est 30 à 45 min de travail. Donc dans une réunion d’une heure, on ne peut guère traiter plus de deux dossiers. Et dans une réunion de trois heures (avec une courte pause - je n’en prévois jamais), tu peux envisager de travailler sur quatre ou cinq projets, maxi. Après prévois une sieste, car on est creuvés. 

Le type de réunion implique aussi des modalités particulières. Le conseil de cycle et le conseil de classe ressemblent bien souvent à un tour de table avec beaucoup de prise de notes alors qu’une concertation est plus dynamique. Pour un conseil de cycle, il est impératif d’avoir un chrono sous les yeux pour limiter la parole de chacun. Et on arrête dès qu’on se répète. Durant un conseil de maîtres, tu peux varier les activités. Un temps commun, suivi d’un travail en équipe terminé par une mise en commun fonctionne très bien. J’y ajoute parfois un temps de formation d’une demi-heure pour découvrir un outil ; partager une formation suivie par un membre de l’équipe...

Quels sont ces conseils ?

1. Ne démarre pas trop vite. Donne le temps aux personnes de dire comment elles vont, si elles ont des choses à partager. Seule règle, on a trois minutes chacun pour cela. C’est aussi l’occasion de partager un bonheur rencontré au hasard de la classe. 

2. J’évite autant que possible de rester assis en mode conférence. Je dispose les tables et chaises pour former un “U” et je me mets si possible sur le côté. Si tu es debout, tu peux mieux voir les personnes. Rien de pire que les réunions dans une classe organisée en autobus. Ceux qui prennent facilement la parole participent, les autres se taisent. Ceux qui grognent facilement, grognent encore plus facilement.

3. Tu vas devoir prendre des décisions - "donner la bonne réponse". Donner la bonne réponse ou dire que ce n'est pas une bonne proposition coupe l'envie de participer à la construction d'une solution commune. Donc avant je demande toujours à ce que l’équipe se mette d’accord. Chacun donne son avis. On ne commente pas l’avis des autres durant le tour de table. L’échange vient après. Et à la fin, je dis assez souvent : “Que dois-je faire au nom de l’équipe ?” Je liste les avis. On pèse le pour et le contre. On passe au tamis de Socrate les propositions pour trouver la meilleure réponse possible. La proposition est-elle vraie, bonne, utile pour le projet ?  Quand, sur un sujet, tu souhaites que chacun puisse vraiment s’exprimer, j’utilise la technique du post-it. Chacun réfléchit dans son coin, et puis chacun lit et affiche ce qu’il a écrit - sans que personne ne pose de questions. Ensuite on compare, on trie, on ordonne les post-it pour trouver la bonne réponse.

4. Au cours de réunions qui durent 2 ou 3 heures, j’essaie de placer trois temps bien distincts avec des modalités différentes. Il peut y avoir un intervenant extérieur, des temps de formation, d’informations, de débats, d’atelier en groupes avec à la fin diverses productions : un texte, une affiche, une carte mentale…

5. Fixer des objectifs, clairs, précis et atteignables est très importants. Il faut bien le spécifier avant la réunion (env. une semaine avant). “Au cours de cette réunion, nous devrons avoir trouvé au moins cinq pistes d’activités pour améliorer la lecture en CE1.” Et n’oublie pas à la fin de la réunion que l’objectif a été atteint. Et ça se fête quand l’objectif est atteint. Pas besoin de champagne. Juste le signifier (et partager quelques chocobons!).

6. Gérer le timing. Comme dans une classe, demande à quelqu’un d’être le maître du temps. Il doit surveiller l’heure mais aussi (et ce n’est pas le plus simple), ramener les personnes vers l’objectif à atteindre. Demande à un autre de prendre des notes. Un autre pourra être le rapporteur, celui qui raconte ce qui s’est passé au cours de l’atelier ou la réunion.

Voilà c’était mes cinq conseils pour limiter l’inattention pendant les réunions. Peut-être que de temps en temps, il faudra taper du poing sur la table, ou bien encore lever la main en silence pour l’obtenir. Evite (et j’ai encore du mal avec cela) de parler pendant que quelqu’un bavarde. Attends qu’il ou elle ait fini son bavardage. Tu peux aussi, comme en classe, utiliser www.classroomscreen.com et ses outils pour gérer le temps et la discipline. 

Ce n’est jamais simple d’animer une réunion. Il ne faut pas hésiter à tester des trucs nouveau. Même si cela ne fonctionne pas, cela aura le mérite de casser la routine. Moi, par exemple, j’aimerai, un jour, ne plus faire de réunions de deux ou trois heures durant lesquelles on est vite épuisés. J’aimerai des réunions d’une heure plus régulières et plus efficaces. Si j’y arrive, je te raconterai. 

Je prépare un ebook sur "les essentiels pour démarrer une direction". Et ce sujet en fera nécessairement partie. Si tu souhaites être informé-e de sa sortie, complète ce formulaire.

On se retrouve la semaine prochaine pour parler podcast !