Quand tu manques d’inspiration...
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“Mince je dois rédiger une lettre pour…”
Est-ce que cela t'est déjà arrivé de te poser cette question ? Ce n’est pas toujours évident de rédiger une lettre, une circulaire, un compte-rendu… Il ne faut pas se louper. Sinon, tu risques de passer de longs moments au téléphone pour répondre aux mêmes questions.
Je commence à mettre au point des techniques pour perdre moins de temps à rédiger et pour que mes écrits soient plus efficaces.
Quelques règles simples.
Tout d’abord, pense à qui tu t’adresse. Je sais, c’est un peu idiot comme remarque, mais il est bon de se le rappeler avant de commencer. Tu n’écris pas de la même façon à l’Inspecteur qu’aux parents ou aux collègues.
D’ailleurs pour les écrits administratifs, il est bon de relire (de le lire si ce n’est pas encore fait) le guide de la correspondance administrative (pdf) de l'académie d'Orléans-Tours. Il est simple et clair.
Ensuite quelle est la fonction de l’écrit ?
Est-ce pour informer ? Est-ce pour convaincre ? Est-ce pour récupérer des informations ?
Tu vas tourner tes phrases et structurer ton texte différemment :
Pour informer, il faut être bref et précis. N’hésite pas à répéter plusieurs fois les informations.
Pour convaincre, il faut raconter une histoire. Commence par formuler un problème qui intéresse les personnes à qui tu t’adresses. N’hésite pas à forcer le trait sur les difficultés qui vont augmenter si on ne fait rien. Puis donne présente la cause que tu défends. Quelle est ta conviction ? Qu’est-ce qui t’anime ? Quelle est la cause commune entre toi et ton public ? Ensuite avance la promesse de changement. Qu’est-ce que ta proposition ou solution va permettre de changer ? On doit avoir envie de ce changement. On doit le désirer. Explique ce que ce que tu proposes va changer dans la vie de ton lectorat. Enfin pour conclure définit ce que tout le monde a à y gagner. Que doivent faire les lecteurs pour te retrouver, pour être en lien avec toi ?
Pour récupérer des info, c’est un mélange des deux précédents. Personnellement, j’évite les coupons réponses, quand j’attends beaucoup de réponses. Je préfère alors un formulaire réalisé avec GForms
Pour les litiges, c’est encore différent. Il faut répertorier tous les faits, les classer par ordre chronologique. Et être le plus objectif possible. Je m’appuie sur le guide administratif, car la lettre peut être utilisée et transférée aux “Autorités”. Et vraiment j’énumère. Ca peut donner cela :
Le (date) (heure) vous avez dit “bla bla bla”.
Je vous ai répondu : “bla bla bla”.
Le (date) (heure) : vous êtes entrés dans l’école (description). Des témoins ont été choqués…
En conséquence, j’ai pris la décision suivante : bla bla bla…
C’est imparable.
Une fois que j’ai écrit une lettre. Elle devient un modèle.
Je l’adapte d’une année sur l’autre. D’une situation à l’autre.
Je n’ai pas créé de dossier modèles de lettres. J’hésite encore à le faire. Comme la recherche dans le Drive est très puissante, je retrouve toujours en quelques secondes la lettre qui va bien.
Je fais aussi la même chose avec les courriels. Je crée un mail que j’enregistre comme brouillon. Et je le reprends pour répondre de façon plus automatique sans que cela ne se voit.
Et si je vois pas comment faire ?
Cela m’arrive aussi. J’effectue une recherche en commençant par “modèle de lettre” et en général, je trouve divers modèles que j’adapte à ma situation. je n’ai pas de site en particulier. Je suis très prudent avec les sites “Mille modèles gratuits” qui sont en général soit bourrés de pub soit vérolés.
Dis… Tu peux nous partager tes modèles ? Diiiiis…
Bon. OK.
Je vais t’en partager.
A une condition.
Que tu me dises ce dont tu as besoin.
Ecris dans les commentaires du blog, du tweet ou du post la lettre ou la circulaire que tu cherches.
Je l’ajouterais alors sur mon site : www.coreflechir.net
(Tu peux déjà en trouver ! Mais chut ! ne le dis à personne...)
Bonne semaine !
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