Comment gérer son calendrier même si ce n'est pas facile ?

Outil pour gérer son calendrier

“Je n’ai pas le temps.” “J’aimerai bien, mais j’peux point…” “J’ai pô l’temps.”

C’est bon. Arrête tout de suite. Ces petites phrases, tous-tes les directeurs-trices les utilisent (même moi). C’est pareil pour les managers. En écoutant le podcast “Minutes Management” intitulé “Je n’ai pas le temps” réalisé par Convictions RH, j’ai redécouvert l’utilité de tout planifier pour donner du temps à chaque tâche.

On a trop tendance à se noyer dans certaines tâches et à mettre ce qui est important de côté. Notre cerveau occupe le temps. Si tu te dis que tu as une heure pour rédiger une circulaire. Tu prendras l’heure entière, voire un peu plus si tu aimes cette activité. Alors que tu aurais pu le faire en dix minutes tout aussi bien.

Tu connais sans doute cette “ formidable leçon de vie” que l’on trouve sur Youtube.

Il faut commencer par les tâches les plus importantes, puis par les tâches secondaires, etc. Et pour cela, tu dois (je l’ai sans doute déjà dit ici) planifier toutes tes actions.

Certaines actions te prendront plus de temps que prévue, mais ce n’est pas grave. Tu pourras les re-caler dans ton calendrier. Et petit à petit, tu trouveras le bon timing.

Tu peux programmer tout directement dans ton agenda (surtout s’il est numérique) ou bien utiliser un tableau que tu vas construire à l’aide d’une feuille de calcul. Une fois construite (cela prend du temps la première fois) et mise à jour, elle sera prête pour l’année suivante. Et c’est là que tu commenceras à gagner du temps.

Je te propose un tableau à personnaliser pour planifier ton travail. 

Dans ce tableau, tu fais des colonnes avec :

• les jours

• les dates

• les événements programmés

• les tâches à réaliser

• une case à cocher quand la tâche est effectuée

• le liens vers les documents créés par le passé

Voici ce que cela peut donner :

Tu trouveras sur internet de nombreux sites “calendrier des tâches du directeur”. Ils sont plus ou moins à jour. 

Le ministère en propose un que voici :

https://test.eduscol.education.fr/film-annuel-directeurs-ecole/

Ces sites distribuent les tâches importantes du directeurs dans un calendrier perpétuel. C’est assez pratique. Surtout si tu commences.

Tous les quatre-vingt-dix jours, je fais le point et je planifie mon travail. Je fais le point tous les trente jours. Cela fait partie de mes routines.

En résumé,

Pour gérer le quotidien et ne pas passer à côté de tâches importantes, il te faut les planifier.

Utilise ton agenda numérique ou une feuille de calcul pour tout programmer et donner du temps à chaque tâche.

Dis-moi en commentaires, si tu souhaites que je te partage mon calendrier perpétuel ;-)

Allez bonne semaine. Retrouve tous les épisodes de podcast ici !