Tableur et inscriptions

Ou comment GSheet peut faciliter la gestion des inscriptions

Dans l’enseignement privé, le chef d’établissement inscrit les élèves et doit veiller à avoir une moyenne de 27 élèves par classe. Dans une école de 5 classes, je me servais déjà d’un tableau pour suivre les inscriptions. Il s’est avéré encore plus utile dans une école de 14 classes. En effet, j’ai la chance d’avoir une secrétaire qui prend les rendez-vous. Il me fallait donc un document partagé, qui nous permette de suivre l’évolution des inscriptions.

Nous avons réalisé un tableur en ligne (GSheet) : http://bit.ly/SuiviInscrit

Et nous nous en servons de la manière suivante.

Il y a plusieurs onglets : 

- Evolution sur 5 ans                     - CP
- Données brutes                           - CE1
- Arrivée en cours d’année           - CE2
- Départ en cours d’année            - CM1
- Départ                                        - CM2
- Maintien                                    - Prévision Ecole
- TPS                                            - Suivi des inscriptions Ecole
- PS                                               - Simulation Ecole
- MS                                             - Structure école N
- GS                                              - Structure école N+1

Ensuite il faut gérer les inscriptions des nouvelles familles et celles de l'établissement.

Gestion des nouvelles familles

Etape 1 : “Dring !” le téléphone sonne. C’est la prise de rendez-vous. On fixe un rendez-vous dans l’agenda (Google Agenda) en indiquant : Nom, Prénom de l’enfant, date de naissance et établissement d’origine + ville.

Etape 2 : on copie-colle les infos de l’agenda dans l’onglet “Données brutes”. Puis on complète les infos au fur et à mesure que la procédure d’inscription s’effectue :

• classe demandée (Indiquer le niveau concerné en utilisant les abréviations suivantes : TPS, PS, MS, GS, CP, CE1, CE2, CM1, CM2)
• RDV à venir (le rendez-vous a été fixé : On met “O”)
• RDV effectué (le rendez-vous est passé : On met “O” et “N” dans “RDV à venir”, car le rendez-vous n'est plus à venir - CQFD)
• Dossier complet (nous avons reçu le dossier.)
• Dossier en attente (on coche si on a le dossier mais il manque des pièces dans le dossier.)
• Rappel (on coche quand on a recontacté la famille)
• Dossier annulé
• Raisons (de l’annulation)

Attention ! Le dossier ne peut pas être en même temps en attente, complet et annulé !

Au cours de l’année, il peut y avoir des arrivées et des départs. Il faut alors compléter les onglets “Arrivée en cours d’année” et “Départ en cours d’année”.

Gestion des familles de l’établissement

Pour les familles qui nous quittent en fin d’année, il faut compléter l’onglet “Départs”. Il faut écrire le nom et prénom de l'élève ainsi que la raison dans chaque colonne correspondant au niveau dans lequel l'élève se situe.
Attention ! Ne rien inscrire dans la ligne 2 !
Pour les élèves qui sont maintenus, il faut compléter l’onglet “Maintiens” en écrivant le nom et prénom de l'élève.
Attention ! Ne rien inscrire dans la ligne 2 !

Les formules qui vont bien !

Les onglets “TPS, PS, MS, GS, CP, CE1, CE2, CM1, CM2” se remplissent automatiquement. Ne pas y toucher !

1. J'utilise une formule qui va chercher les infos dans l'onglet "Données brutes" et les recopie dans l'onglet TPS et ainsi de suite :
   =unique(sort(filter('Données brutes'!A3:I994;'Données brutes'!B3:B994="TPS");1;VRAI))
2. Pour effectuer un total de cellules pleines :
   =NBVAL(B3:B63)

Dans l'onglet "Suivi des inscriptions", je reporte les différents totaux dans les autres onglets.

Gestion des inscriptions

Avant cela, il faut avoir compléter “à la main”, l’onglet “Evolution sur 5 ans”. Cet onglet permet de connaître l’évolution des effectifs sur 5 ans le jour de la rentrée. On peut analyser l’évolution de la croissance de l’école.

Ensuite on peut définir un prévisionnel des inscriptions.
Je commence tout simplement par un report des effectifs d’une année sur l’autre. Si j’ai 15 PS cette année, j’estime que je peux au moins en avoir 15 en MS l’année prochaine.
Puis j’établis un objectif de progression. Quels sont les niveaux sur lesquels l’école doit progresser ? Si je dois augmenter en MS, alors je vais décider que l’objectif en MS sera non pas 15 mais 20 l’année prochaine.
Je complète ainsi l’onglet “Prévisionnel Ecole”.

Un tableau indique la projection si l’on ferme ou si l’on ouvre une classe du nombre moyen d’élèves par classe. En dessous de 27 élèves, la cellule devient rouge. Au dessus de 27 (inclus) elle devient verte.

L’onglet “Suivi des inscriptions” se remplit automatiquement. Il n’y a aucune intervention à faire.

Je sais ainsi combien il me reste d’élèves à inscrire, les écarts entre les attendus et les réalisés.
Je peux décider de modifier mon prévisionnel en fonction des demandes d’inscription. Et pour m’aider dans cette tâche, j’utilise l’onglet “Simulation Ecole”. Ces tableaux me permettent d’imaginer différentes organisations.

Une fois la décision prise, je complète l’onglet “Structure Ecole N+1”. Je garde toujours en mémoire l’onglet “Structure Ecole N” pour effectuer des comparaisons.

Cela peut paraître un peu compliqué, mais à l’usage, il est très pratique. Et comme il est dans le cloud, je peux y avoir accès de n’importe où !
Bien évidemment les noms et nombres utilisés ont été inventés mais ça vous l’aviez déjà deviné…

Je vous donne accès au document en copie ici : http://bit.ly/2PAOBIV
Fais-en bon usage !