Le futur de la gestion des informations : Des astuces digitales

Rien ne sert de courir, il faut bien s’organiser.

Gérer efficacement des informations est une tâche essentielle, mais souvent écrasante, pour les chefs d'établissement. Heureusement, l'avènement du digital offre des solutions de pointe pour rendre cette tâche plus simple et plus intuitive. 

Voici quelques stratégies et outils digitaux pour optimiser votre gestion de l'information.

1. Créez une routine numérique : 

L'organisation est la clé. Il est essentiel de consacrer du temps chaque jour à gérer et trier les informations. Cette pratique favorise une meilleure prise de décision et permet d'éviter l'accumulation d'informations.

2. Système de classement synchronisé :

Le classement des informations peut être un casse-tête, surtout lorsque les documents sont répartis entre le physique et le numérique. Pour remédier à cela, envisagez d'utiliser un système de classement numérique qui reflète votre système de classement physique. Cela simplifie la recherche d'informations et permet une cohérence dans l'organisation des documents.

3. Utilisez la technologie à votre avantage : 

Des outils comme les systèmes de gestion de documents (DMS) ou les plateformes de collaboration comme Google Drive, OneDrive, ou Dropbox peuvent vous aider à stocker, organiser, partager et retrouver des documents avec facilité. Ils offrent des fonctionnalités comme la recherche par mots-clés, le partage sécurisé de documents et l'accès à distance qui peuvent vous faire gagner un temps précieux.

4. Automatisation des tâches : 

De nombreuses plateformes de messagerie offrent des options pour automatiser le tri des emails en fonction de règles spécifiques. Cela peut aider à organiser vos courriels entrants et à s'assurer que vous ne manquiez pas les informations importantes.

5. Plan de classement flexible : 

En numérique, votre plan de classement doit être flexible et évolutif. Il doit être revu et ajusté régulièrement pour s'adapter à l'évolution des besoins et des priorités de votre établissement.

6. La sécurité avant tout : 

Les documents sensibles, qu'ils soient numériques ou papier, doivent être sécurisés. Pour les fichiers numériques, utilisez des mesures de sécurité comme le chiffrement, des mots de passe forts et une sauvegarde régulière de vos données.

En fin de compte, le numérique est un allié puissant pour les chefs d'établissement cherchant à optimiser leur gestion des informations. En utilisant ces outils et stratégies, vous pouvez transformer une tâche potentiellement ardue en un processus fluide et gérable qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir une éducation de qualité.

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Voici un exemple de classement :

A. Pastorale
A.1. Diocèse
A.2. Paroisse
A.3. Institution (projet pastoral)
A.4. Ecole
   A.4.1. Culture religieuse 

   A.4.2. Catéchèse
   A.4.3. Communication
   A.5. Célébrations, Messes
   A.6. Sacrements
   A.7. Textes, Prières (naissance, mort…)

B. Administration
B.1- Personnels
  B.1.1. Enseignants
  B.1.2. ASH
  B.1.3. Personnels OGEC
  B.1.4. Suppléants
  B.1.5. Stagiaires
  B.1.6. Registre des personnels
  B.1.7. Grèves
  B.1.8. Mouvement du personnel
  B.1.9. Planning, agenda,…
  B.1.10. Suivi des personnels (conflits,…)
B.2- Elèves
   B.2.1. Effectifs
   B.2.2. Procédure d’inscription
   B.2.3. Listing
   B.2.4. Sorties
   B.2.5. Certificats de scolarité
   B.2.6. Certificats de radiation

B.3- Inspection
   B.3.1. IA
   B.3.2. IEN
   B.3.3. PMI 

C. Direction
C.1- SGEC
   C.1.1. Statut
   C.1.2. Orientations
C.2- DDEC
   C.2.1. Orientations
  C.2.2. Réunions CE
  C.2.3. Personnes ressources
  C.2.4. Lettres infos
  C.2.5. COMET
C.3- OGEC
  C.3.1. Contrat d’association
  C.3.2. Compte-rendu de réunion
  C.3.3. Conventions collectives
  C.3.4. Activités périscolaires
C.4- Ecole
  C.4.1. Déclaration d’ouverture, contrat d’association…
  C.4.2. Délégations
  C.4.3. Conseils d’école
  C.4.4. Parents correspondants
  C.4.5. Familles (livret d’accueil, réunion de rentrée, cahier de liaison, autorisation…)
  C.4.6. Communication (livret de présentation, PO, affichage,…)
  C.4.7. Plan de formation
C.5. Education Nationale
  C.5.1. Politique gouvernementale
  C.5.2. Socle
  C.5.3. Programmes
C.6- Mairie
  C.6.1. Communication
  C.6.2. Données école
  C.6.3. Projets
C.7- APEL
  C.7.1. UDAPEL
  C.7.2. APEL

D. Animation pédagogique
D.1. Planning, organisation
  D.1.1. planning des classes
  D.1.2. planning des salles
  D.1.3. organisation du matériel
D.2. Rentrée
D.3. Concertations
D.4. Journées pédagogiques
D.5. Harmonisation
  D.5.1. Programmes cycle 1
  D.5.1. Programmes cycle 2
  D.5.3. Programmes cycle 3
  D.6. Projets d’école
  D.6.1. Indicateurs
  D.6.2. Documents de synthèse
  D.6.3. Fiches actions
D.7. Suivi des élèves
  D.7.1. Conseils de cycle
  D.7.2. Equipes éducatives
  D.7.3. Suivi scolaire (assiduité, comportement)
  D.7.4. Suivis sociaux
  D.7.5. MDPH-PPS
  D.7.6. PPRE
  D.7.7. APC
  D.7.8. Stage RAN
  D.7.9. Evaluations diagnostiques
  D.7.10. Orientations
  D.7.11. PAI

E. Animation institutionnelle
E.1. UGSEL
E.2. TUIC
E.3. Maîtrise de la cathédrale
E.4. ASH
E.5. Education à la relation
E.6. Education à la sécurité routière…
E.7. COMET

F. Gestion
F.1. Accidents
F.2. Assurance
F.3. Immobilier et mobilier
  F.3.1. Plans
  F.3.2. Inventaire
  F.3.3. Garantie
  F.3.4. Dégradation
  F.3.5. Travaux, rénovation
  F.3.6. Alarme
  F.3.7. Entretien
F.4. Comptabilité
  F.4.1. Plan quinquennal
  F.4.2. Plan annuel (budgets…)
  F.4.3. Suivi des comptes
  F.4.4. Suivi des commandes
  F.4.5. Photocopieurs, impressions,…
  F.4.6. Tarifs école,…
  F.4.7. Litiges
  F.4.8. Restauration
  F.4.9. Fournitures

G. Sécurité
G.1. Registres de sécurité
G.2. PPMS, plan d’évacuation,…
G.3. Santé
   G.3.1. pharmacie
  G.3.2. information familles (poux,…)

H. Références didactiques et pédagogiques
Voici la liste en .doc

Voici un dossier vierge tout prêt

Mise à jour : 6 août 2023